Il convegno ITADINFO è il principale evento nazionale per la raccolta, presentazione e discussione di testimonianze di metodo e pratiche didattiche innovative, contributi di ricerca, esperienze e laboratori formativi sui temi dell’apprendimento dell’Informatica.
Gruppi universitari o di enti di ricerca che desiderano ospitare il convegno possono presentare la propria candidatura al Comitato Guida di ITADINFO, inviando all’indirizzo comitato-guida@itadinfo.it un documento organizzato secondo lo schema sotto riportato, in cui il contenuto di ogni paragrafo specifica le informazioni da fornire. È utile aggiungere foto e qualunque informazione di supporto alla candidatura.
Entro novembre dell’anno N devono essere presentate le candidature per l’anno N+2, il Comitato Guida decide entro la primavera dell’anno N+1 e la sede viene annunciata al convegno dell’anno N+1.
Date
La sede proposta deve essere disponibile per il convegno dal venerdì pomeriggio alla domenica mattina, nel periodo orientativamente compreso tra il 5 e il 25 ottobre. La mattina del venerdì si svolge la riunione del laboratorio, che non necessariamente deve essere svolta presso la sede del convegno.
Sede
La sede del convegno deve essere facilmente raggiungibile da qualunque parte d’Italia. Nel modulo devono essere riportate informazioni riguardanti:
- distanza e accessibilità dall’aeroporto e da linee ferroviarie ad alta velocità;
- trasporto pubblico verso la sede del convegno.
Si tenga presente che uno dei criteri di valutazione sarà l’alternanza delle edizioni del convegno tra nord, centro e sud.
Struttura ospitante
La struttura ospitante deve consentire di realizzare sia sessioni plenarie, che sessioni parallele, che possano includere attività laboratoriali. Il numero di sessioni parallele dipenderà anche dal numero di lavori presentati. Nel 2023 sono state 2, nel 2024, 2025 e 2026 sono state 3. Se l’incremento dei partecipanti si conferma, potrebbero essere necessarie 4 sessioni parallele.
In linea di massima, la struttura deve essere dotata di:
- 1 sala conferenza per sessioni plenarie con capacità di almeno 200 partecipanti;
- almeno 2-4 sale più piccole per le sessioni parallele con una capacità da 30 a 70 partecipanti e possibilità di organizzare le sedute sia “ad aula” sia a “tavolo di lavoro”. Fare particolare attenzione agli eventuali tempi di risistemazione se la sala conferenza “grande” viene usata sia per la sessione plenaria che per quelle parallele;
- microfoni e proiettori in tutte le aule con adeguata assistenza tecnica;
- connettività WiFi in tutte le zone della conferenza;
- lavagne o flip chart in tutte le aule;
- spazi per le pause caffè contigui alle sale, che possano ospitare anche in contemporanea le sessioni di poster;
- spazi per aziende espositrici idealmente collocati negli spazi per le pause caffè;
- spazio per un ampio banco di registrazione contiguo alle sale;
- spazi per il pranzo del secondo giorno.
La proposta dovrà includere la planimetria delle sale da impiegare, e di tutti gli spazi a disposizione del convegno, inclusi quelli per la pausa caffè e per il pranzo.
Rete alberghiera
È necessario fornire:
- elenco di strutture alberghiere nella località sede del convegno e relativi costi medi;
- eventuali sconti e convenzioni con l’ente ospitante.
Rete di soggetti interessati
Indicare se il gruppo che si candida ha una rete di soggetti interessati da poter coinvolgere nel supporto, promozione e svolgimento del convegno. In particolare, indicare:
- aziende locali o nazionali che potrebbero essere interessate ad acquistare spazi di sponsorizzazione;
- collaborazioni in essere con istituti scolastici, progetti, organizzazioni interessate al tema della didattica dell’Informatica, …
- organizzazioni/enti/associazioni interessate a offrire patrocinio: normalmente ci si aspetta il patrocinio di Comune, Provincia, Regione, Ateneo, Dipartimento, i cui rappresentanti vengono invitati al saluto di apertura;
- disponibilità di personale studentesco e/o di ricerca di supporto all’evento.
Il punto 1. è importante per poter contenere i costi delle quote di iscrizione. Il punto 2. è importante per poter assicurare un potenziale bacino di partecipanti della scuola sufficientemente ampio.
Programma sociale
Fornire tutte le informazioni per possibili attività sociali da proporre ai partecipanti. Ad esempio cena sociale, visita guidata di attrazioni locali, …
Piano finanziario di massima
Fornire un primo piano finanziario relativo ai costi che l’organizzazione dovrà sostenere e alla loro copertura in termini di incassi. In particolare per quanto riguarda i costi, è necessario indicare:
- costi di affitto giornalieri delle sale per il convegno e servizi inclusi o aggiuntivi (ad esempio, sistemazione spazi, supporti poster, pulizie, assistenza tecnici, …, in tal caso indicarne i costi);
- costi per il servizio di ristorazione e le pause caffè (considerando un pranzo a buffet e due pause caffè per le giornate complete, tipicamente quella centrale, e una sola pausa caffè per le mezze giornate, tipicamente la prima e l’ultima).
Per la copertura degli incassi indicare:
- entità delle sponsorizzazioni ottenibili da partner sia aziendali che istituzionali (è necessario che siano sponsorizzazioni in denaro per poter coprire meglio i costi vivi, gestire con la massima flessibilità l’organizzazione e mantenere basse le quote di iscrizione): normalmente ci si aspetta una sponsorizzazione dal Dipartimento organizzatore e dal Piano Lauree Scientifiche;
- quota di iscrizione per docenti scolastici e ricercatori universitari, tenendo presente che quella per i docenti scolastici deve essere sufficientemente contenuta e avendo come riferimento le quote dell’anno precedente.
Indicare i costi ipotizzati per le eventuali attività sociali opzionali, che devono essere programmate in modo finanziariamente indipendente dal convegno, il quale deve finanziariamente sostenersi con le quote di partecipazione più le sponsorizzazioni:
- cena sociale (in genere la sera del primo giorno);
- aperitivo con visita di attrazioni locali (in genere la sera del secondo giorno);
- …