Il convegno ITADINFO è il principale evento nazionale per la raccolta, presentazione e discussione di testimonianze di metodo e pratiche didattiche innovative, contributi di ricerca, esperienze e laboratori formativi sui temi dell’apprendimento dell’Informatica.
Gruppi universitari o di enti di ricerca che desiderano ospitare il convegno possono presentare la propria candidatura al Comitato Guida di ITADINFO, inviando all’indirizzo comitato-guida-itadinfo@googlegroups.com un documento organizzato secondo lo schema sotto riportato, in cui il contenuto di ogni paragrafo specifica le informazioni da fornire. È utile aggiungere foto e qualunque informazione di supporto alla candidatura.
Entro novembre dell’anno N devono essere presentate le candidature per l’anno N+2, il Comitato Guida decide entro la primavera dell’anno N+1 e la sede viene annunciata al convegno dell’anno N+1
Date
La sede proposta deve essere disponibile dal venerdì mattina alla domenica pomeriggio, nel periodo orientativamente compreso tra il 5 e il 25 ottobre.
Sede
La sede del convegno deve essere facilmente raggiungibile da qualunque parte d’Italia. Nel modulo devono essere riportate informazioni riguardanti:
- distanza e accessibilità dall’aeroporto e da linee ferroviarie ad alta velocità
- trasporto pubblico verso la sede del convegno.
Si tenga presente che uno dei criteri di valutazione sarà l’alternanza delle edizioni del convegno tra nord, centro e sud.
Struttura ospitante
La struttura ospitante deve consentire di realizzare sia sessioni plenarie, che sessioni parallele, che possano includere attività laboratoriali. Il numero di sessioni parallele dipenderà anche dal numero di lavori presentati. Nel 2023 sono state 2, nel 2024 sono state 3.
In linea di massima, la struttura deve essere dotata di:
- 1 sala conferenza per sessioni plenarie con capacità di almeno 200 partecipanti
- almeno 2 sale più piccole con una capacità da 30 a 70 partecipanti
- proiettori in tutte le aule e connettività wifi in tutte le zone della conferenza
- spazi per aziende espositrici
- strutture per il pranzo e per le pause caffè, eventualmente anche attraverso un servizio di ristorazione esterno
La proposta dovrà includere la planimetria delle sale da impiegare, e di tutti gli spazi a disposizione del convegno, inclusi quelli per la pausa caffè e per il pranzo.
Rete alberghiera
È necessario fornire:
- elenco di strutture alberghiere nella località sede del convegno e relativi costi medi
- eventuali sconti e convenzioni con l’ente ospitante.
Rete di soggetti interessati
Indicare se il gruppo che si candida ha una rete di soggetti interessati da poter coinvolgere nel supporto, promozione e svolgimento del convegno. In particolare, indicare:
- aziende locali o nazionali che potrebbero essere interessate ad acquistare spazi di sponsorizzazione
- collaborazioni in essere con istituti scolastici, progetti, organizzazioni interessate al tema della didattica dell’Informatica, …
- organizzazioni/enti/associazioni interessate a offrire patrocinio
- disponibilità di personale studentesco e/o di ricerca di supporto all’evento.
Il punto 1. è importante per poter contenere i costi delle quote di iscrizione. Il punto 2. è importante per poter assicurare un potenziale bacino di partecipanti della scuola sufficientemente ampio.
Programma sociale
Fornire tutte le informazioni per possibili attività sociali da proporre ai partecipanti. Ad esempio cena sociale, visita guidata di attrazioni locali, …
Piano finanziario di massima
Fornire un primo piano finanziario relativo ai costi che l’organizzazione dovrà sostenere e alla loro copertura in termini di incassi. In particolare per quanto riguarda i costi, è necessario indicare:
- costi di affitto giornalieri delle sale per il convegno e servizi inclusi o aggiuntivi (in tal caso indicarne i costi)
- costi per il servizio di ristorazione e le pause caffè (considerando un pranzo e due pause caffè per le giornate complete e una sola pausa caffè per le mezze giornate)
Per la copertura degli incassi indicare:
- entità delle sponsorizzazioni ottenibili da partner sia aziendali che istituzionali (è importante che siano sponsorizzazioni in denaro per poter coprire meglio i costi vivi, gestire con la massima flessibilità l’organizzazione e mantenere basse le quote di iscrizione)
- quota di iscrizione per docenti scolastici e ricercatori universitari, tenendo presente che quella per i docenti scolastici deve essere sufficientemente contenuta
Indicare i costi ipotizzati per le eventuali attività sociali opzionali:
- cena sociale
- visita di attrazioni locali
- aperitivo di benvenuto
- …